เลขานุการยุคควอนตัม

นางสาวนันท์ธิญา ศฤงสวัสดิ์ ผู้อำนวยการศูนย์พัฒนาทุนมนุษย์ มหาวิทยาลัยสวนดุสิต นำเสนอบทความเรื่อง "เลขานุการยุคควอนตัม" ความว่า ย้อนกลับไปในอดีต เมื่อพูดถึง“เลขานุการ” หลาย ๆ คนก็จะนึกถึงภาพของผู้ที่คอยจัดตารางนัดหมาย รับโทรศัพท์ เตรียมเอกสาร จดบันทึกการประชุม หรือประสานงานให้ทุกอย่างเป็นไปตามแผน หน้าที่เหล่านี้ยังคงมีอยู่ แต่ในโลกการทำงานวันนี้ บทบาทของเลขานุการขยายขอบเขตเกินกว่าที่ใครหลายคนจะคาดคิด เพราะโลกไม่ได้หมุนช้าลง องค์กรทำงานยากและซับซ้อนขึ้น ขณะที่ผู้บริหารก็ไม่ได้ต้องการ “คนช่วยงาน” แบบเดิม ๆยุคที่ข้อมูลไหลเร็ว ข่าวสารเปลี่ยนเร็ว เทคโนโลยีเปลี่ยนเร็ว และการตัดสินใจหลายเรื่องต้องเกิดขึ้นภายในเวลาจำกัด โลกเช่นนี้อาจเรียกในเชิงเปรียบเทียบได้ว่าเป็น “ยุคควอนตัม” ยุคที่ทุกอย่างเคลื่อนที่อย่างรวดเร็ว ซับซ้อน และมีความเป็นไปได้หลายทางในเวลาเดียวกันดังนั้น “เลขานุการยุคควอนตัม” อาจหมายถึงเลขานุการที่สามารถรับมือกับความเร็ว ความซับซ้อน และความไม่แน่นอนของโลกการทำงานยุคใหม่ได้อย่างมืออาชีพวันนี้เลขานุการต้องเป็น ‘ผู้จัดการข้อมูล’ ที่ก้าวข้ามจากผู้จัดการเอกสาร ต้องเป็น ‘ผู้คิดล่วงหน้า’ แทนการเป็นผู้รับคำสั่ง และต้องเป็น ‘ผู้เชื่อมคน เชื่อมระบบ และเชื่อมเป้าหมาย’ ที่เป็นมากกว่าผู้ประสานงาน ทั้งนี้เพื่อให้องค์กรก้าวเดินไปในทิศทางเดียวกันภายใต้วัตถุประสงค์ร่วมกันในแต่ละวัน เลขานุการต้องเผชิญกับข้อมูลจำนวนมาก ทั้งอีเมล เอกสาร รายงาน ข้อความจากหลายช่องทาง ตารางนัดหมายที่เปลี่ยนไปมา และงานเร่งด่วนที่แทรกเข้ามาโดยไม่บอกล่วงหน้า ความสามารถสำคัญของเลขานุการนอกจากการ“รับข้อมูล” แล้วคือต้องผนวกการ “คัดกรองข้อมูล” ด้วย ว่าเรื่องใดสำคัญ เรื่องใดเร่งด่วน เรื่องใดควรส่งต่อ และเรื่องใดควรสรุปให้ผู้บริหารตัดสินใจได้ทันทีจุดที่ทำให้เลขานุการยุคใหม่มีความสำคัญมากขึ้นกว่าเดิม เพราะโลกที่ข้อมูลท่วมท้นไปมาก คนที่ช่วยทำให้ข้อมูลชัดเจน กระชับ และใช้ประโยชน์ได้จริง จะกลายเป็นกำลังสำคัญขององค์กรขณะเดียวกัน เทคโนโลยีได้เข้ามาเปลี่ยนวิธีทำงานของเลขานุการอย่างมาก เครื่องมือดิจิทัล ระบบประชุมออนไลน์ ปฏิทินอิเล็กทรอนิกส์ ระบบเอกสารบนคลาวด์ โปรแกรมบริหารโครงการ และปัญญาประดิษฐ์ กลายเป็นส่วนหนึ่งของงานประจำวัน เมื่อเลขานุการใช้เทคโนโลยีได้ดี จะช่วยให้งานรวดเร็วขึ้น ลดความซ้ำซ้อน และเพิ่มประสิทธิภาพการประสานงานแต่การใช้เทคโนโลยีเก่งอย่างเดียวยังไม่พอ เพราะเทคโนโลยีเป็นเครื่องมือ สิ่งที่สำคัญกว่าคือ วิจารณญาณของมนุษย์ เลขานุการต้องรู้จักตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ระมัดระวังเรื่องความลับขององค์กร และใช้เครื่องมือดิจิทัลอย่างมีจริยธรรม โดยเฉพาะในยุคที่ข้อมูลสามารถถูกส่งต่อได้ภายในไม่กี่วินาทีอีกบทบาทหนึ่งที่ไม่ควรมองข้าม คือบทบาทด้านการสื่อสาร เลขานุการเป็นด่านแรกที่บุคคลภายนอกสัมผัสองค์กรเป็นผู้ส่งสารระหว่างผู้บริหารกับบุคลากร และเป็นผู้ประสานความเข้าใจระหว่างหลายฝ่าย คำพูด น้ำเสียง วิธีเขียนข้อความ และจังหวะการสื่อสารย่อมมีผลต่อทั้งความสัมพันธ์ ภาพลักษณ์ของผู้บริหาร และภาพลักษณ์ขององค์กรเลขานุการที่ดีต้องสื่อสารให้ชัดเจน สุภาพ กระชับ และเหมาะสมกับผู้รับสาร ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหาร เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือหน่วยงานภายนอก บางครั้งการเลือกใช้คำไม่กี่คำ สามารถช่วยลดความเข้าใจผิด ลดความตึงเครียด และทำให้งานเดินหน้าต่อไปอย่างราบรื่นแม้โลกจะเต็มไปด้วยเทคโนโลยี แต่งานเลขานุการยังคงเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับมนุษย์ ความฉลาดทางอารมณ์เป็นคุณสมบัติที่จำเป็น เลขานุการต้องรับมือกับความเร่งรีบ ความกดดัน ความคาดหวัง และบางครั้งต้องเผชิญกับอารมณ์ของผู้คนหลากหลายรูปแบบ การควบคุมอารมณ์ เข้าใจผู้อื่น และรักษาความเป็นมืออาชีพ เป็นทักษะที่เทคโนโลยีไม่สามารถทดแทนได้เลขานุการยุคควอนตัมเป็นเหมือน “ผู้จัดระเบียบความวุ่นวาย” ขององค์กร เมื่อทุกอย่างเคลื่อนไหวเร็ว เลขานุการต้องช่วยทำให้ระบบไม่สะดุด เมื่อข้อมูลกระจัดกระจาย เลขานุการต้องช่วยทำให้ประเด็นชัดเจน เมื่อหลายฝ่ายมีความต้องการแตกต่างกัน เลขานุการต้องช่วยเชื่อมให้เกิดความเข้าใจร่วมกันจะว่าไปแล้ว ความท้าทายของเลขานุการยุคควอนตัมนี้ไม่ใช่เรื่องเล็ก ๆ เพราะไม่ว่าจะเป็นภาระงานหลายด้าน ข้อมูล ล้นเกิน ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูล ความคาดหวังที่สูงขึ้นจากผู้บริหาร หรือแรงกดดันจากการต้องเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่อย่างต่อเนื่อง แต่ความท้าทายทั้งหมดนี้ก็ทำให้เห็นชัดว่า เลขานุการที่มีศักยภาพจะยิ่งมีคุณค่าและโดดเด่นมากขึ้นองค์กรยุคใหม่ต้องการเลขานุการที่มีไหวพริบ รอบคอบ รักษาความลับ เรียนรู้เร็ว ยืดหยุ่น และกล้าตัดสินใจในขอบเขตที่เหมาะสม ที่สำคัญต้องมีจริยธรรม เพราะเลขานุการเป็นผู้ที่เข้าถึงข้อมูลสำคัญของผู้บริหารและองค์กร ความซื่อสัตย์และการรักษาความลับถือเป็นหัวใจของวิชาชีพนี้หากเลขานุการต้องการก้าวให้ทันยุคควอนตัม การพัฒนาตนเองเป็นเรื่องจำเป็น ทั้งการเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ การใช้ปัญญาประดิษฐ์อย่างรู้เท่าทัน การฝึกสรุปข้อมูล การพัฒนาภาษาอังกฤษ การฝึกสื่อสารอย่างมืออาชีพ และการดูแลสุขภาพใจของตนเอง เพราะคนที่ต้องจัดการความวุ่นวายของผู้อื่น ก็จำเป็นต้องมีความมั่นคงภายในของตนเองเช่นกันเมื่อเทคโนโลยีสามารถทำให้โลกการทำงานรวดเร็วขึ้น แต่แน่นอนว่าไม่ได้ทำให้ความเป็นมนุษย์หมดความสำคัญลงไป เลขานุการยุคควอนตัมไม่จำเป็นต้องแข่งขันหรือกลัวว่าเทคโนโลยีจะเข้ามาแทนที่ หากเลขานุการยุคควอนตัมปรับตัวให้เป็นคนที่ชอบเรียนรู้ กล้าลอง และกล้าใช้เทคโนโลยีเพื่อยกระดับงาน ใช้ข้อมูลเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ ใช้ทักษะมนุษย์เพื่อประคับประคองความสัมพันธ์ในองค์กร และเป็นพลังเงียบที่ช่วยให้องค์กรก้าวเดินต่อไปด้วยความมั่นคง…